Najważniejsze zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe gromadzą niezwykle ważne informacje na temat zasobów majątkowych danego przedsiębiorstwa i prowadzonych przez nie procesów gospodarczych. Ważne, aby zawarte w nich zapisy były przestawione w sposób przejrzysty i chronologiczny. Duże znaczenie ma również systematyczność. Jakie jeszcze zasady odnoszą się do prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Czym są księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe to niezwykle ważna dokumentacja, którą musi prowadzić każda firma.  Zawiera istotne dane odnośnie wielkości majątku przedsiębiorstwa i realizowanych przez nie działań gospodarczych. Najczęściej do tworzenia zapisów w księgach wykorzystuje się specjalne aplikacje finansowo-księgowe. Obecnie ręczne prowadzenie ewidencji praktycznie nie występuje, ze względu na pracochłonność takiej metody. Z tego powodu najczęściej księgi rachunkowe występują w postaci plików zapisanych na różnego rodzaju nośnikach danych.

Księgi rachunkowe przedsiębiorca może prowadzić samodzielnie, co sprawdza się jedynie w przypadku niewielkich firm. W rzeczywistości większość właścicieli decyduje się skorzystanie z pomocy profesjonalnych biur rachunkowych, np. Selent&Słupina. Ważne, aby księgi zawierały zapisy w języku polskim, a wyszczególnione kwoty były wyrażone w złotówkach.

W jaki sposób należy prowadzić księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone według określony zasad, które opisuje Ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej zapisami dokumentacje należy prowadzić w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i bieżący. Co dokładnie oznaczają poszczególne terminy? Otóż rzetelność ksiąg rachunkowych świadczy o ich zgodności ze stanem faktycznym. Bezbłędność zostaje zachowana w momencie, kiedy wszystkie dane zostały przypisane do danego okresu bez jakichkolwiek pomyłek. Mówiąc o sprawdzalności ksiąg rachunkowych, ma się na myśli możliwość zweryfikowania poprawności zawartych w nich informacji. Ostatnie kryterium dyktujące, by dokumenty tworzyć w sposób bieżący, oznacza, że mają one zawierać zapisy z dnia przeprowadzania transakcji.

Dodatkowo księgi rachunkowe należy oznaczać nazwą firmy z wykorzystaniem środków, które zapewnią właściwą trwałość sygnatur. Jednocześnie trzeba je oznaczać tak, aby było jasne, jakiego roku obrotowego dotyczą.